Warum du im Job mehr reden als klicken wirst

Digitalisierungsmanager verbringen rund 60 Prozent ihres Arbeitstages mit Gesprächen, Workshops und Telefonaten. Das eigentliche Klicken in Tools macht oft weniger als 30 Prozent aus. Wer den Beruf wegen der Tools wählt, sollte das wissen, bevor er den ersten Kursabend anmeldet.

In meinen Beratungsgesprächen begegne ich regelmäßig Menschen, die einen “ruhigen Job mit dem Computer” suchen. Sie hören sich die Beschreibung des Digitalisierungsmanagers an und denken: passt. Und dann erlebe ich, wie sie nach den ersten zwei Wochen im Praktikum oder Job verwirrt zurückkommen. “Ich habe noch keinen einzigen Workflow gebaut. Ich war nur in Meetings.” Das ist kein Bug. Das ist der Job.

Warum so viel geredet wird

Weil Digitalisierung nichts mit Tools zu tun hat, sondern mit dem, was Menschen in einer Firma jeden Tag tun. Bevor du etwas automatisieren kannst, musst du verstehen, wie es heute läuft. Und das verstehst du nicht, indem du Dokumentation liest. Du verstehst es, indem du dich neben einen Sachbearbeiter setzt und dir erklären lässt, warum er an einer bestimmten Stelle eine Excel-Tabelle aufmacht, die im offiziellen Prozess gar nicht vorgesehen ist.

Diese Beobachtungs- und Frage-Arbeit ist der Kern des Berufs. Sie heißt in der Methodik Ist-Aufnahme oder Process Discovery. Und sie funktioniert nur in Gesprächen. Aus meiner Beratungspraxis weiß ich: Quereinsteiger, die diese Phase ernst nehmen, bauen am Ende deutlich bessere Lösungen als die, die schnell ins Tool springen. Mehr zur Tagesstruktur findest du im Beitrag Tagesablauf eines Digitalisierungsmanagers.

Gesprächspartner im Alltag

Du sprichst mit drei Gruppen, und mit jeder anders.

Gesprächspartner	Was du wissen willst	Wie du sprichst
Sachbearbeiter / Fachabteilung	Wie läuft der Prozess heute wirklich, wo hakt es	Auf Augenhöhe, neugierig, ohne Bewertung
IT-Abteilung	Was ist technisch möglich, was sind die Risiken	Strukturiert, mit klaren Fragen, ohne Buzzwords
Geschäftsführung / Management	Was ist der Business-Case, was kostet es, was bringt es	Knapp, in Zahlen, mit Optionen statt Empfehlungen

In allen drei Gesprächen bist du nicht der Experte für den Inhalt der Fachabteilung, sondern für die Methodik dahinter. Du musst nicht wissen, wie eine Lohnabrechnung im Detail funktioniert, du musst wissen, wie du den Lohnbuchhalter dazu bringst, dir ihren Prozess sauber zu erklären. Das ist der entscheidende Unterschied.

Die häufigsten Gesprächsformate

Im typischen Wochenplan eines Digitalisierungsmanagers tauchen sieben Formate immer wieder auf, von kurz und informell bis strukturiert und formell.

Daily Stand-up. Fünfzehn Minuten, jeden Morgen, mit dem eigenen Team. Wer arbeitet woran, wo gibt es Blocker, wer braucht Hilfe.

Ist-Aufnahme. Ein bis zwei Stunden mit einer Fachabteilung. Du lässt dir erklären, wie ein Prozess heute läuft, zeichnest mit, fragst nach Ausnahmen.

Workshop zur Soll-Definition. Zwei bis vier Stunden mit Fachabteilung und einem Vertreter der IT. Ihr definiert gemeinsam, wie der Prozess in Zukunft laufen soll.

Status-Meeting mit dem Auftraggeber. Dreißig Minuten pro Woche. Du berichtest knapp über Fortschritt, offene Punkte und Risiken.

Eskalations-Gespräch. Spontan, oft am Telefon. Etwas hängt, jemand ist sauer, du musst vermitteln.

Review-Termin. Eine Stunde am Projektende. Was hat funktioniert, was nicht, was wird die Fachabteilung tatsächlich nutzen.

Schulung der Fachabteilung. Eine bis zwei Stunden, oft per Bildschirmübertragung. Du erklärst die neue Lösung so, dass sie ab morgen genutzt werden kann.

Jedes dieser Formate hat eine eigene Logik. Wer alle sieben beherrscht, liefert Projekte ab. Wer nur in einem oder zwei stark ist, scheitert an den anderen.

Introvertiert und Smalltalk-Scheu

Diese Frage höre ich oft im Beratungsgespräch. Die ehrliche Antwort: Du musst kein Smalltalk-Profi sein. Du musst kein Vertriebler sein. Du musst nicht der lauteste im Meeting sein. Aber du musst zwei Dinge können: ruhig zuhören und klare Fragen stellen. Das ist eher Introvertierten-Stärke als Extrovertierten-Stärke.

Viele der besten Digitalisierungsmanager, die ich kenne, sind introvertiert. Sie reden nicht viel, aber wenn sie reden, bringt es etwas. Sie hören anderen zu, ohne sie zu unterbrechen. Sie merken, wann ein Sachbearbeiter abblockt und wechseln das Thema. Diese Form von Gesprächskompetenz lässt sich lernen, sie hat nichts mit Schauspielerei zu tun. Mehr dazu in Welche Persönlichkeit passt zum Beruf und in Soft Skills die im Job wirklich zählen.

Schreiben neben den Gesprächen

Neben den Gesprächen produzierst du als Digitalisierungsmanager den ganzen Tag schriftliche Dokumente. Protokolle, Prozessbeschreibungen, Anforderungen, Lastenhefte, Schulungsunterlagen, Update-Mails an die Geschäftsführung. Wer schlecht schreibt, hat es in diesem Beruf schwer.

Schreiben ist trainierbar, schneller als Smalltalk. Aus meiner Beratungspraxis sehe ich, dass Quereinsteiger aus textintensiven Berufen (Verwaltung, Journalismus, Lehramt, Sachbearbeitung) hier einen klaren Vorteil haben. Wer aus einem rein technischen Beruf kommt, muss in den ersten Monaten gezielt an klarer Sprache arbeiten. Mehr zu Tools, die dir dabei helfen, im Artikel Welche Tools nutzt ein Digitalisierungsmanager.

Gesprächsführung vor dem Job üben

Drei einfache Übungen, die du jetzt machen kannst, ohne dass jemand davon erfahren muss.

Beobachte einen Prozess in deinem aktuellen Job. Schau dir an, wie eine wiederkehrende Aufgabe abläuft (Posteingang, Bestellung, Rechnung, Schichtwechsel). Schreib in fünf Schritten auf, was passiert. Frag dann einen Kollegen, ob es so stimmt. Du wirst überrascht sein, wie viel du beim Aufschreiben übersehen hast.

Stelle bessere Fragen. Statt “Wie machst du das?” frag “Was war heute anders als gestern an diesem Prozess?”. Statt “Funktioniert das gut?” frag “Wann war das letzte Mal, dass du diesen Schritt ärgerlich fandest?”. Konkrete Fragen liefern konkrete Antworten.

Schreibe eine Protokoll-Mail. Nach jedem längeren Gespräch im Job schreibst du eine Drei-Punkt-Zusammenfassung an dich selbst. Was wurde besprochen, was wurde entschieden, was ist offen. Das ist genau die Form, die du als Digitalisierungsmanager täglich brauchst.

Wer diese drei Übungen vier Wochen lang macht, kommt deutlich besser vorbereitet in den Beruf. Mehr zur Vorbereitung im Artikel Voraussetzungen Digitalisierungsmanager und im Berufsbild-Pillar.

Häufige Fragen zur Kommunikation im Beruf

Wie viel Englisch brauche ich für den Job? Im deutschen Mittelstand kommst du oft mit Deutsch durch, im Konzern brauchst du solides Business-Englisch für Meetings mit ausländischen Kollegen oder Lieferanten. Lesen können musst du in jedem Fall, weil Dokumentation von Tools fast immer englisch ist.

Was ist, wenn ich in Meetings nervös werde? Nervosität in Meetings ist normal und vergeht mit Erfahrung. Was hilft: Gut vorbereitet hingehen, eine kurze Agenda mitbringen, das erste Wort selbst sagen (“Ich freue mich, dass wir heute zusammensitzen, ich würde gern mit Punkt eins beginnen”). Wer den ersten Satz sagt, übernimmt Struktur, und Struktur beruhigt.

Wie gehe ich mit dominanten Gesprächspartnern um? Du musst sie nicht überschreien. Du wartest, bis sie fertig sind, fasst kurz zusammen, was du gehört hast (“Wenn ich dich richtig verstehe, willst du A, B und C”) und stellst dann eine konkrete Frage. Das nimmt der Dominanz oft den Schwung, ohne dass du jemanden bloßstellst.

Wie viele Meetings sind pro Tag normal? Drei bis fünf in einem normalen Arbeitstag, davon ein bis zwei längere Workshops und der Rest kurze Status- oder Klärungstermine. Wer mehr als sechs hat, sollte ablehnen lernen, sonst kommt nichts mehr fertig.

Kann ich den Job machen, wenn ich Telefonieren nicht mag? Telefon ist im modernen Beruf seltener als früher, aber nicht weg. Spontane Anrufe an einen IT-Kollegen oder eine Fachabteilung passieren mehrmals pro Woche. Wer Telefonieren komplett vermeidet, wird langsamer. Es lohnt sich, gezielt zu üben.

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Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger für KI- und Digitalisierungs-Weiterbildungen. Promovierter Naturwissenschaftler, seit über zehn Jahren in Bildung und Digitalisierung, aktiver Kursleiter und Berater für Quereinsteiger. Mehr über den Autor.

Zuletzt geprüft am 14. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.

Quellen: Bitkom Studie zu digitalen Kompetenzen 2025, Bundesagentur für Arbeit, Berufenet Digitalisierungsmanager.

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