Vom Auftrag zur Umsetzung: ein echter Projektablauf

Ein typisches Digitalisierungsprojekt dauert zwischen zwei und sechs Monaten und durchläuft fünf klare Phasen: Auftragsklärung, Ist-Analyse, Soll-Konzept, Umsetzung und Einführung. Jede Phase hat eigene Aufgaben, eigene Werkzeuge und eigene Fallen. Dieser Artikel zeigt dir den Ablauf anhand eines realistischen Beispiels, das du so im Mittelstand oder Konzern genauso erleben wirst.

In meinen Kursen bauen Teilnehmer im Abschlussprojekt genau diesen Ablauf nach, in kleinerem Maßstab. Wer verstehen will, wie der Beruf wirklich funktioniert, muss die Phasen einmal Schritt für Schritt durchgegangen sein. Dieser Artikel ist der schnelle Überblick für alle, die den Einstieg vor sich haben.

Der Anfang eines Projekts

Am Anfang steht ein Auftrag. Oft kommt er nicht in einer offiziellen Form, sondern als Satz im Flur: “Unsere Eingangsrechnungen sind ein Albtraum, kannst du da mal reinschauen”. Das ist noch kein Projekt, sondern ein Signal. Deine erste Aufgabe ist, daraus einen verhandelbaren Auftrag zu machen.

Du setzt einen Termin mit der Person, die das Signal gegeben hat, meistens ein Abteilungsleiter oder die Geschäftsführung. In einem 45 bis 60 Minuten dauernden Gespräch klärst du vier Punkte: Was ist das konkrete Problem? Wer ist betroffen? Welches Ergebnis wäre ein Erfolg? Wie viel Zeit und Budget steht zur Verfügung? Wenn eine dieser Fragen unklar bleibt, hast du noch kein Projekt, sondern eine Idee. Dann brauchst du ein zweites Gespräch.

Die Ist-Analyse

Sobald die Auftragsklärung steht, beginnst du mit der Ist-Analyse. Das ist der methodisch wichtigste Teil des Projekts. Hier entscheidet sich, ob die spätere Lösung passt oder am Alltag vorbeigeht.

Du setzt dich mit zwei bis vier Menschen aus der betroffenen Fachabteilung zusammen. Nicht nur mit dem Abteilungsleiter, sondern auch mit Sachbearbeitern, die den Prozess täglich ausführen. Oft weichen die Darstellungen voneinander ab. Der Abteilungsleiter beschreibt, wie der Prozess offiziell laufen soll, der Sachbearbeiter beschreibt, wie er wirklich läuft. Beide Darstellungen sind wichtig, beide gehören dokumentiert.

Die Dokumentation selbst machst du in BPMN oder einem einfachen Flussdiagramm. Du zeichnest während des Gesprächs mit, zeigst das Ergebnis am Monitor und fragst bei jedem Schritt nach. Am Ende der Analysephase hast du ein klares Bild vom Ist-Zustand, eine Liste von Schwachstellen und einen ersten Satz Kennzahlen wie Durchlaufzeiten und Fehlerquoten.

Laut Bundesagentur für Arbeit ist die Prozessanalyse eine der Kernaufgaben im Berufsbild. Das ist kein Zufall, weil ohne diese Phase kein seriöses Digitalisierungsprojekt zustande kommt.

Vom Ist zum Soll-Konzept

Nach der Analyse folgt der Entwurf einer besseren Lösung. Du nimmst den Ist-Prozess, markierst die Schwachstellen und überlegst, welche davon sich mit digitalen Werkzeugen beheben lassen. Nicht alles lässt sich automatisieren, und nicht alles lohnt sich.

Das Soll-Konzept hat drei Teile: den neuen Prozess-Fluss, die eingesetzten Werkzeuge und die Rollen der beteiligten Menschen. Ein typisches Beispiel: Bei einem Eingangsrechnungsprozess schlägst du vor, dass Rechnungen automatisch per E-Mail angenommen, per KI ausgelesen und in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Der Sachbearbeiter prüft nur noch Ausnahmen, statt jede Rechnung manuell zu erfassen. Das Konzept schreibst du auf zwei bis drei Seiten auf und besprichst es mit dem Auftraggeber.

Wichtig ist, dass du das Soll-Konzept nicht im stillen Kämmerlein baust. Du zeigst es der Fachabteilung und holst Feedback. Widersprüche klärst du, bevor du mit dem Bauen anfängst. Wer diesen Schritt überspringt, baut gegen die Realität und muss später doppelt arbeiten.

Die Umsetzung

Die Umsetzung ist der sichtbarste Teil. Hier baust du mit No-Code-Werkzeugen, Prompts und Konfigurationen die konkrete Lösung. Typische Werkzeuge sind n8n, Power Automate, ChatGPT oder Claude, Dokumenten-KI wie Azure Document Intelligence und Schnittstellen zu den bestehenden Systemen.

Der Aufbau selbst dauert oft weniger lang, als man denkt. Eine mittlere Eingangsrechnungsautomatisierung steht in zwei bis drei Tagen. Was viel länger dauert, ist das Testen. Du probierst die Lösung mit 50 oder 100 echten Rechnungen aus, findest Randfälle, passt an, probierst wieder. Dieser Zyklus zieht sich oft über zwei bis drei Wochen.

Ein Fehler, den viele Quereinsteiger machen, ist das zu frühe Zeigen einer halbfertigen Lösung. In meinen Kursen sage ich oft: Zeige es der Fachabteilung erst, wenn du selbst sicher bist, dass sie die Basisfälle zu 90 Prozent abdeckt. Vorher bekommst du Feedback zu Dingen, die du schon weißt, und verunsicherst den Auftraggeber.

Phase	Dauer typisch	Hauptaufgabe	Werkzeuge
Auftragsklärung	1 bis 2 Wochen	Problem verstehen, Ziele klären	Gespräche, kurzes Protokoll
Ist-Analyse	2 bis 4 Wochen	Prozess dokumentieren, Kennzahlen erfassen	BPMN, Excel, Interviews
Soll-Konzept	1 bis 2 Wochen	Neuen Prozess entwerfen	BPMN, Konzept-Dokument
Umsetzung	2 bis 8 Wochen	Lösung bauen und testen	n8n, LLMs, Dokumenten-KI
Einführung	2 bis 6 Wochen	Rollout, Schulung, Begleitung	Schulungsmaterial, Support

Die Spannen sind Richtwerte. Kleine Projekte (ein Chatbot, eine einfache Klassifikation) laufen auch in sechs Wochen komplett durch. Große Projekte (Rechnungsautomatisierung für einen Konzern mit mehreren Tochterfirmen) ziehen sich über neun bis zwölf Monate.

Die Einführung

Die Einführung ist der am häufigsten unterschätzte Teil. Eine technisch gute Lösung, die in der Fachabteilung nicht angenommen wird, ist wertlos. Deshalb plant ein erfahrener Digitalisierungsmanager die Einführung genauso sorgfältig wie die Umsetzung.

Dazu gehören mindestens drei Elemente: eine kurze Schulung für alle betroffenen Mitarbeiter, eine Handreichung mit den wichtigsten Schritten und eine Support-Phase von zwei bis vier Wochen, in der du erreichbar bist. In dieser Phase kommen Fragen hoch, die du vorher nicht bedacht hast, und Fehler, die im Test nicht aufgefallen sind. Beides ist normal.

Ich sehe in meiner Beratungspraxis regelmäßig, dass Fachabteilungen nach drei Wochen zurückmelden: “Eigentlich funktioniert es, aber wir trauen uns nicht, die Altlösung ganz abzuschalten”. Das ist der Moment, in dem du entscheidest, ob das ein Vertrauensproblem oder ein echtes Problem ist. Meistens ist es ein Vertrauensproblem und lässt sich mit einem zusätzlichen Termin lösen.

Mehr zu diesen Schritten im Alltag findest du im Artikel Tagesablauf eines Digitalisierungsmanagers und in Die zwölf wichtigsten Aufgaben. Wer wissen will, welche Werkzeuge konkret zum Einsatz kommen, liest Welche Tools nutzt ein Digitalisierungsmanager.

Wenn ein Projekt stockt

Kein Projekt läuft reibungslos durch. Typische Stolpersteine sind: Die Fachabteilung zieht Prioritäten zurück, der Auftraggeber wechselt, die IT hat keine Kapazität für eine Schnittstelle oder eine neue Compliance-Anforderung kommt hinzu. In diesen Fällen ist deine Aufgabe, ruhig zu bleiben und transparent zu kommunizieren. Eine kurze Statusmeldung an alle Beteiligten reicht oft, um die Lage zu klären.

In meinen Kursen übe ich mit Teilnehmern genau diese Kommunikation. Sie besteht aus drei Sätzen: Was ist passiert? Welche Auswirkungen hat es? Was schlage ich vor? Wer diese drei Sätze in schwierigen Momenten liefern kann, bleibt als Digitalisierungsmanager handlungsfähig.

Häufige Fragen zum Projektablauf

Wie viele Projekte laufen bei einem Digitalisierungsmanager parallel? Zwei bis fünf Projekte parallel sind üblich. Meist ein großes Hauptprojekt und mehrere kleinere. Wer mehr als fünf gleichzeitig betreut, verliert oft die Tiefe.

Wer macht die Entscheidung über den Umfang? Die Entscheidung liegt beim Auftraggeber, oft Geschäftsführung oder Abteilungsleitung. Du lieferst eine Empfehlung mit Argumenten, die finale Entscheidung wird einvernehmlich getroffen.

Was tue ich, wenn die Fachabteilung nicht mitzieht? Erst verstehen, warum. Meist liegt es an Angst vor Veränderung oder an fehlender Zeit. Eine kurze Pause von einer Woche, dann ein neues Gespräch, hilft oft mehr als Druck.

Wie dokumentiere ich den Projekterfolg? Mit den Kennzahlen, die du in der Ist-Analyse erfasst hast. Vorher-Nachher-Vergleiche von Durchlaufzeit, Fehlerquote, Aufwand pro Vorgang. Diese Zahlen gehören in den Abschlussbericht und später ins Portfolio für weitere Bewerbungen.

Wie oft scheitert ein Projekt komplett? Laut allgemeinen Branchenzahlen scheitern etwa 15 bis 25 Prozent der Digitalisierungsprojekte an Umsetzungshürden, nicht an der Technik. Die häufigsten Gründe sind unklare Ziele am Anfang und fehlende Einführungsbegleitung am Ende. Beides kannst du als Digitalisierungsmanager aktiv verhindern.

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Über den Autor

Dr. Jens Aichinger ist Gründer von SkillSprinters, einem DEKRA-zertifizierten Bildungsträger für KI- und Digitalisierungs-Weiterbildungen. Promovierter Naturwissenschaftler, seit über zehn Jahren in Bildung und Digitalisierung, aktiver Kursleiter und Berater für Quereinsteiger. Mehr über den Autor.

Zuletzt geprüft am 13. April 2026 von Dr. Jens Aichinger.

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